Fiscalitat per a autònoms
Despeses deduïbles per a autònoms a Espanya: què pots deduir i com justificar-ho
Última revisió fiscal: setembre de 2026
En aquesta guia
- Quines despeses pot deduir un autònom
- Taula ràpida de despeses deduïbles per a autònoms
- Canvien les despeses deduïbles segons on tributis a Espanya?
- Les despeses deduïbles que generen més dubtes
- Quines despeses no són deduïbles per a un autònom
- Quina documentació necessites per deduir una despesa
- Tinc una factura al davant: com sé si me la puc deduir?
- Els errors més freqüents a l'hora de deduir despeses
- Què fer amb una factura des que la reps
- Ja tens la documentació?
- Quan hauries de consultar una despesa amb la teva gestoria
- Preguntes freqüents sobre despeses deduïbles dels autònoms
- Conclusió: deduir bé és més important que deduir molt
- Fonts oficials
Si ets autònom, pagar una despesa no significa automàticament que te la puguis deduir.
Tenir una factura tampoc.
Per saber quin tractament correspon, primer cal respondre diverses preguntes:
Quina relació té amb la teva activitat? Quin territori fiscal et correspon? Què passa en l'IRPF? Quin impost indirecte s'aplica en el teu cas? Quina documentació tens? En pots justificar l'ús?
Aquí és on una resposta aparentment senzilla comença a omplir-se de matisos.
Un ordinador pot estar clarament relacionat amb la teva feina i, tot i així, no deduir-se sencer de cop.
Un cotxe pot tenir una resposta en l'IRPF i una altra de diferent en l'IVA.
Un àpat pot complir uns requisits molt concrets.
I una factura perfectament emesa demostra que hi va haver una operació, però no necessàriament que aquella compra estava afectada a la teva activitat.
L'Agència Tributària parteix de diversos requisits bàsics: la despesa ha d'estar relacionada amb l'activitat, registrada i imputada correctament i degudament justificada.[1]
Per això aquesta guia no pretén donar-te una llista interminable de coses que «desgraven».
Pretén ajudar-te a mirar una factura i entendre:
què has de comprovar, què pots justificar i quan encara falten dades per prendre una decisió.
Perquè l'objectiu no és deduir-ho tot.
És no deduir el que no correspon i no oblidar el que sí.
Aquesta guia s'adreça principalment a autònoms persones físiques en estimació directa. Quan hi ha particularitats territorials o règims específics, els assenyalem per separat.
Quines despeses pot deduir un autònom
Un autònom pot deduir les despeses relacionades amb la seva activitat quan es compleixen els requisits fiscals i documentals que corresponguin.
Això pot incloure serveis professionals, programari, publicitat, lloguer, subministraments, determinats equips, formació, assegurances, material, cotitzacions o certs desplaçaments i despeses de manutenció.
Però saber a quina categoria pertany una despesa no és suficient per decidir.
Una factura de gestoria relacionada amb la teva activitat té una connexió professional força evident.
Un vehicle que també utilitzes a la vida personal necessita força més anàlisi.
El mateix passa amb un telèfon compartit, una part del teu habitatge o determinats àpats.
La pregunta que millor separa uns casos dels altres és:
Per què existeix aquesta despesa dins de la meva activitat?
Si pots explicar raonablement la relació amb els serveis que prestes, el que vens, els teus clients o el funcionament del negoci, tens el primer element.
Si aquesta relació no existeix, aconseguir una factura al teu nom no converteix una despesa personal en professional.
Els requisits bàsics d'una despesa deduïble
Per analitzar-ho convé separar quatre qüestions.
Primer, hi ha d'haver relació entre la despesa i l'activitat econòmica.
Segon, ha de quedar correctament registrat a la comptabilitat o als llibres que corresponguin.
Tercer, cal respectar-ne la imputació temporal. Haver comprat una cosa aquest any no significa necessàriament que tot l'import es converteixi en despesa d'aquest exercici. Determinats béns es poden haver de recuperar fiscalment mitjançant amortització.
I quart, necessites una justificació adequada.[2]
Hi ha una idea que convé recordar al llarg de tota la guia:
Tenir una factura, demostrar que has pagat i demostrar la relació amb la teva activitat són tres coses diferents.
Despesa deduïble en l'IRPF i IVA deduïble no són el mateix
Aquesta és probablement la distinció més important de l'article.
Quan algú pregunta:
«Em puc deduir aquesta factura?»
en realitat pot estar fent dues preguntes.
La primera:
puc considerar aquest import despesa de la meva activitat en l'IRPF?
La segona:
puc deduir l'IVA suportat?
Puc considerar aquest import despesa de la meva activitat en l'IRPF?
- Relació amb l'activitat
- Registre i imputació temporal
- Justificació
Puc deduir l'IVA suportat?
- Afectació i dret a deducció
- Documentació i registre
- Possible prorrata
I les respostes no han de coincidir necessàriament.
En l'IVA hi ha requisits propis relacionats amb l'afectació, el dret a deducció, la documentació i el registre.
També pot passar que no tinguis dret a deduir tot l'IVA o que estiguis subjecte a prorrata.[3]
A més, l'IVA suportat que sí que dedueixes mitjançant les autoliquidacions d'IVA no es torna a convertir en despesa d'IRPF.
Quan aquest IVA no és deduïble, el tractament pot ser diferent i, en determinats actius, incorporar-se al valor d'adquisició.
La regla mental és senzilla:
Primer identifica la despesa i el territori fiscal. Després analitza per separat l'IRPF i l'impost indirecte que correspongui.
Taula ràpida de despeses deduïbles per a autònoms
Aquesta taula serveix com a primer filtre.
No substitueix l'anàlisi del cas concret.
«Sí» significa que normalment hi pot haver encaix quan es compleixen els requisits.
«Depèn» significa exactament això: necessitem saber més sobre l'ús, les circumstàncies o la documentació.
| Despesa | IRPF | IVA | Compte amb |
|---|---|---|---|
| Gestoria i assessoria | Sí, si correspon a l'activitat | Sí, si tens dret a deduir-lo | Factura i possible retenció |
| Programari i subscripcions | Sí / depèn | Sí / depèn | Subscripció, llicència, proveïdor estranger |
| Publicitat i màrqueting | Sí, si promociona l'activitat | Sí, si hi ha dret a deducció | Factura i finalitat real |
| Ordinador | Depèn | Depèn | Afectació i amortització |
| Telèfon mòbil | Depèn | Depèn | Dispositiu ≠ línia |
| Internet | Sí / depèn | Sí / depèn | Local professional ≠ habitatge |
| Lloguer de local | Sí | Sí, quan escaigui | Retenció, IVA i contracte |
| Subministraments de l'habitatge | Depèn | Depèn | IRPF i IVA tenen regles diferents |
| Material i consumibles | Sí, si són professionals | Sí, si hi ha dret | Ús professional |
| Mobiliari i maquinària | Depèn | Depèn | Pot requerir amortització |
| Cotxe | Molt condicionat | Depèn | IRPF ≠ IVA |
| Gasolina, aparcament i peatges | Molt condicionat | Depèn | Vehicle i grau d'afectació |
| Àpats de l'autònom | Depèn | Depèn | Activitat, pagament, establiment i límits |
| Formació | Depèn | Depèn / pot estar exempta | Relació amb l'activitat |
| Assegurança mèdica | Sí, amb límits | — | Persona assegurada i límits legals |
| Roba i EPI | Depèn | Depèn | Roba específica ≠ roba convencional |
| Atencions a clients | Sí, amb límit | Molt restringit | Límit de l'1 % i regles d'IVA |
| Comissions bancàries | Sí, si pertanyen a l'activitat | Normalment no hi ha quota ordinària d'IVA | Relació amb l'activitat |
| Quota RETA | Sí | — | Regularitzacions |
| Multes i sancions | No | — | No són despesa fiscalment deduïble |
Aquesta taula també explica per què una expressió com:
«despesa 100 % deduïble»
pot resultar enganyosa quan no especifiquem en quin impost, sobre quin import i sota quines condicions.
Canvien les despeses deduïbles segons on tributis a Espanya?
Sí. Abans d'aplicar regles d'IVA, IGIC o IPSI convé identificar quin territori fiscal correspon, perquè poden canviar tant la normativa aplicable com l'impost indirecte que has d'analitzar.
Això no significa que cada comunitat autònoma decideixi pel seu compte si una factura de programari o de gestoria és professional.
Convé separar diverses capes.
Abans d'aplicar una regla, identifica on tributes.
Territori comú
Per a la majoria d'autònoms subjectes a normativa comuna d'IRPF s'apliquen els criteris generals desenvolupats en aquesta guia.
Les comunitats autònomes poden tenir, a més, deduccions autonòmiques pròpies a la declaració.
Però una deducció autonòmica és una cosa i la deduïbilitat d'una despesa de l'activitat n'és una altra.
No les hem de barrejar.
Navarra i País Basc
Navarra té normativa foral pròpia de l'IRPF.[4]
Al País Basc, l'IRPF és un tribut concertat de normativa autònoma i les hisendes forals exerceixen les competències d'acord amb els punts de connexió corresponents.[5]
Per això una eina rigorosa no hauria d'oferir com a definitiva una resposta dissenyada per al territori comú sense identificar primer quan correspon aplicar normativa foral.
Canàries, Ceuta i Melilla
Aquí la diferència es veu amb una claredat especial.
L'IVA espanyol s'aplica a la Península i les Balears, però no a les Canàries, Ceuta ni Melilla.[6]
A les Canàries s'aplica el tribut IGIC.[7]
A Ceuta i Melilla, l'impost indirecte propi és el tribut IPSI.[8]
Això significa que no podem resoldre el problema limitant-nos a substituir la paraula «IVA» per «IGIC» o «IPSI».
Són impostos diferents i necessiten les seves regles pròpies.
I les comunitats autònomes i els ajuntaments?
Les comunitats poden establir determinades deduccions pròpies i els ajuntaments gestionen tributs, taxes i algunes bonificacions locals.
Però això no significa que un ajuntament decideixi si el teu ordinador és una despesa professional.
Quan hi hagi una bonificació local o una deducció autonòmica rellevant, s'ha d'estudiar com un benefici fiscal diferent.
No barrejar-se amb la deduïbilitat ordinària de la despesa de l'activitat.
Les despeses deduïbles que generen més dubtes
Gestoria, assessoria i serveis professionals
Resposta ràpida una gestoria, un assessor fiscal, un advocat o un altre professional contractat per a una necessitat relacionada amb la teva activitat pot tenir consideració de despesa deduïble.
La connexió professional sol ser força clara quan el servei es presta per a l'activitat mateixa.[9]
Si tens una factura de 150 € + 31,50 € d'IVA i pots deduir íntegrament aquests 31,50 € per la via de l'IVA, la despesa en l'IRPF no passa automàticament a ser de 181,50 €.
Cada part segueix el seu propi tractament.
Si aquest IVA no és deduïble, la resposta pot ser diferent.
També cal prestar atenció a les retencions.
Si la factura professional està subjecta a retenció i tu l'has de practicar, comprova l'obligació de declarar-la i ingressar-la mitjançant el model 111.[10]
No tots els serveis professionals tenen exactament el mateix tractament, així que convé comprovar el cas concret.
Necessites factura i una relació raonable entre el servei contractat i la teva activitat.
Programari, subscripcions, publicitat i màrqueting
Resposta ràpida el programari, les eines digitals i les campanyes que utilitzes realment per desenvolupar o promocionar la teva activitat poden tenir una connexió professional clara.
Però no totes les compres tecnològiques són iguals.
Una subscripció mensual i l'adquisició d'un actiu o dret que durarà anys poden rebre tractaments diferents.
En determinats casos pot entrar en joc l'amortització.[11]
També importa qui és el proveïdor.
Si contractes programari o serveis a un proveïdor estranger, no n'hi ha prou de comprovar si la factura porta IVA espanyol.
Segons el tipus d'operació, el lloc on estigui establert el proveïdor i les regles de localització, poden entrar en joc la inversió del subjecte passiu i, quan escaigui, altres obligacions formals vinculades a operacions intracomunitàries.
Per tant:
«La factura no porta IVA espanyol» no significa automàticament «no tinc res a revisar».
No convé descriure genèricament qualsevol compra de programari estranger com una «adquisició intracomunitària».
Primer cal determinar quin tipus d'operació s'ha fet.
Necessites factura, identificació del proveïdor, descripció del servei i connexió suficient amb l'activitat.
Ordinador, mòbil i internet
Aquí convé separar tres problemes.
Ordinador
Un ordinador utilitzat professionalment pot estar afecte a l'activitat.
Però:
deduïble no significa necessàriament deduïble íntegrament el dia de la compra.
Quan té naturalesa d'immobilitzat pot correspondre amortitzar-lo.
En l'IVA també cal analitzar el tipus de bé i la seva utilització.
No existeix una regla general del tipus:
«L'utilitzo un 70 % per treballar, així que dedueixo automàticament el 70 %.»
Línia de telèfon mòbil
En l'IRPF, l'Agència Tributària assenyala que les despeses derivades de l'ús d'una línia de telefonia mòbil són deduïbles en la mesura que aquesta línia s'utilitzi exclusivament per desenvolupar l'activitat econòmica.
L'adquisició del telèfon mateix és una qüestió diferent.
Quan correspongui, la deducció s'ha de fer per la via de l'amortització aplicant el coeficient adequat al valor d'adquisició.[12]
Per això convé distingir clarament:
línia de telèfon ≠ adquisició del terminal
Tenir una línia utilitzada exclusivament per a l'activitat ofereix un escenari molt més clar que utilitzar el mateix número per als clients i la vida personal.
Internet
Una connexió destinada exclusivament a un local professional ofereix una relació amb l'activitat molt més directa.
Quan parlem de l'internet del teu habitatge habitual, entrem en les regles específiques del treball des de casa.
Local, oficina i treball des de casa
Un local destinat a l'activitat i una part de l'habitatge habitual utilitzada com a despatx no s'analitzen exactament igual.
El lloguer d'un local professional pot tenir consideració de despesa de l'activitat i, segons l'operació, hi poden entrar en joc IVA i retencions.
Quan un arrendament o subarrendament d'un immoble urbà està subjecte a retenció i correspon practicar-la, s'ingressa mitjançant el model 115.[10]
Quan treballes des de casa, l'anàlisi canvia.
Per a determinats subministraments en l'IRPF, la regla general utilitza el 30 % sobre la proporció de metres quadrats destinats a l'activitat respecte de la superfície total, tret que es pugui provar un altre percentatge.
Per exemple:
Habitatge: 100 m²
Despatx: 20 m²
Proporció afectada: 20 %
Aplicació del 30 %:
30 % × 20 % = 6 %
Si els subministraments fossin de 1.200 €, l'aplicació matemàtica d'aquesta regla donaria 72 €.
Això no significa:
«em puc deduir el 30 % de tota la llum de casa».
I tampoc no significa que hàgim de traslladar automàticament aquesta mateixa regla a l'IVA.
Un cop més:
IRPF i IVA necessiten anàlisis separades.[12]
Cotxe, gasolina, aparcament, peatges i reparacions
Aquest és probablement el millor exemple de per què preguntar simplement:
«És deduïble?»
pot quedar curt.
Cotxe en l'IRPF
Per a un turisme ordinari, el tractament en l'IRPF és especialment restrictiu.
Amb caràcter general, l'afectació ha de complir requisits exigents, tot i que hi ha excepcions per a determinats vehicles i activitats.
Per això:
«Utilitzo el meu cotxe un 70 % per treballar»
no significa automàticament:
«dedueixo el 70 % en l'IRPF».[13]
Cotxe en l'IVA
En l'IVA hi ha una altra lògica.
Determinats turismes poden partir d'una presumpció d'afectació del 50 % un cop acreditat almenys un ús empresarial o professional, sens perjudici que es pugui demostrar un percentatge diferent i que hi hagi supòsits específics.
I aquest percentatge afecta la quota d'IVA.
No a l'import total pagat.
Per exemple, si una factura de combustible inclou 10,41 € d'IVA i correspon una deducció del 50 %, parlaríem d'aproximadament 5,21 € d'IVA.
No de la meitat de tota la factura.
Les regles d'IVA també poden incloure determinades despeses directament relacionades amb el vehicle, com combustible, aparcament, peatges o reparacions.
Una factura demostra l'operació. No demostra necessàriament, per si sola, l'afectació professional del vehicle.[14]
Àpats i manutenció
Resposta ràpida determinades despeses de manutenció del mateix autònom poden ser deduïbles en estimació directa quan es compleixen les condicions específiques.
Entre els requisits hi ha que siguin despeses del mateix contribuent, que es produeixin en el desenvolupament de l'activitat, que tinguin lloc en establiments de restauració o hostaleria, que es paguin per un mitjà electrònic i que no superin els límits quantitatius corresponents.
Els límits oficials utilitzats com a referència són:
| Situació | Espanya | Estranger |
|---|---|---|
| Sense pernoctació | 26,67 €/dia | 48,08 €/dia |
| Amb pernoctació | 53,34 €/dia | 91,35 €/dia |
Aquí convé mantenir una cautela important.
La mateixa Agència Tributària explica que la remissió a les regles de dietes dels treballadors es fa als efectes dels límits quantitatius i no trasllada automàticament a l'autònom tots els altres requisits d'aquestes dietes.
Alhora, la taula oficial presenta els límits fent referència al municipi diferent i, en el supòsit de pernoctació, inclou la precisió relativa al lloc de treball habitual i la residència.
Per això no utilitzaríem la pregunta «mateix municipi o municipi diferent?» com un filtre aïllat i automàtic per decidir, per si sol, si un àpat és deduïble.
Si aquest punt canvia el resultat d'un cas concret, convé revisar-lo amb la gestoria.
Pagar per mitjans electrònics, com ara la targeta, és un dels requisits.
Però:
pagar amb targeta ≠ àpat automàticament deduïble.
La relació amb l'activitat ha de continuar existint.
I tampoc no hem de confondre:
la manutenció del mateix autònom
amb:
una atenció o un àpat ofert a un client.
Són categories diferents.
Formació, cursos i congressos
Una formació pot encaixar com a despesa quan hi hagi una relació suficient amb l'activitat que desenvolupes.
La pregunta útil no és:
«És un curs professional?»
Sinó:
«Puc explicar quina relació té aquesta formació amb l'activitat amb què genero els meus ingressos?»
Per a un dissenyador, una formació avançada sobre una eina que utilitza als seus projectes pot oferir una relació força clara.
Una formació destinada exclusivament a una activitat futura que encara no desenvolupa necessita una altra anàlisi.
En l'IVA també hi pot haver particularitats, ja que determinades activitats educatives n'estan exemptes.
Per això una factura sense IVA no ha d'estar necessàriament mal emesa.
Necessites factura i, quan la connexió no sigui evident, pot ser útil conservar informació sobre el programa i el contingut de la formació.
Assegurances i assegurança mèdica
Les assegurances relacionades directament amb el negoci poden encaixar com a despesa quan hi ha aquesta connexió.
La cobertura mèdica de l'autònom té, a més, una regla específica en estimació directa.
Són deduïbles les primes satisfetes pel contribuent corresponents a:
- la seva pròpia cobertura;
- la del seu cònjuge;
- la dels seus fills menors de 25 anys que hi convisquin.
El límit màxim és:
- 500 € per cadascuna d'aquestes persones;
- 1.500 € per cada persona amb discapacitat inclosa en aquests supòsits.
Per tant, reconèixer simplement:
«assegurança mèdica»
no és suficient.
Cal comprovar qui està assegurat, la seva situació i quin import correspon a cada persona.
Roba de treball i equips de protecció
Aquí evitaria una frase tan àmplia com:
«La roba de treball desgrava.»
No tota peça utilitzada durant la jornada es converteix en despesa professional.
Un casc.
Unes botes de seguretat.
Un EPI.
Un uniforme clarament específic.
Són situacions molt diferents d'un vestit, unes sabates o un abric que es poden utilitzar amb normalitat fora de l'activitat.
Com més específica sigui la peça i menys raonable en resulti l'ús privat ordinari, més clara pot ser la connexió professional.
I un altre cop:
no inventis percentatges d'ús.
No existeix una regla universal que digui:
«la utilitzo un 80 % per treballar, així que dedueixo el 80 %».
Atencions a clients i proveïdors
Les atencions a clients o proveïdors poden encaixar en l'IRPF dins del límit establert legalment.
Aquest límit equival a 1 % de l'import net de la xifra de negocis del període impositiu.
Però l'1 % és un límit màxim.
No una autorització automàtica per gastar aquesta quantitat.
Si la teva xifra neta de negocis fos de 100.000 €, el límit quantitatiu seria de 1.000 €.
Cada despesa continua necessitant relació amb l'activitat i justificació adequada.
A més, el tractament de l'IVA torna a ser diferent i hi ha restriccions específiques per a determinades atencions a clients, assalariats o terceres persones.
Que una despesa encaixi en l'IRPF no converteix automàticament el seu IVA en deduïble.[17]
Comissions bancàries i quota d'autònoms
Les comissions bancàries relacionades amb operacions de l'activitat poden formar part de les despeses del negoci quan hi ha aquesta connexió.
Separar les operacions personals de les professionals no converteix màgicament una despesa en deduïble.
Però pot fer molt més senzill demostrar què pertany realment a l'activitat.
La quota del RETA també pot formar part de les despeses del titular de l'activitat.
Amb el sistema de cotització per rendiments poden aparèixer posteriorment regularitzacions, quantitats addicionals o devolucions de les quals cal comprovar el tractament fiscal.
Aquí no busquem una factura amb base imposable més IVA.
Parlem d'una cotització a la Seguretat Social.[15]
Quines despeses no són deduïbles per a un autònom
No tot el que surt del compte del negoci és una despesa fiscalment deduïble.
Les despeses purament personals no es transformen en professionals perquè es paguin des d'un compte utilitzat per a l'activitat.
Tampoc perquè aconseguim una factura al nostre nom.
Les multes i sancions penals i administratives, determinats recàrrecs i altres conceptes expressament exclosos no tenen consideració de despesa fiscalment deduïble.[18]
També cal prestar atenció als donatius i les liberalitats, sense confondre'ls amb determinades despeses promocionals, atencions subjectes a les seves pròpies regles o altres despeses realment correlacionades amb els ingressos.
I hi ha una tercera situació especialment important:
la despesa pot ser professional, però la documentació pot no ser suficient.
En aquest cas, el problema no s'hauria de convertir automàticament en:
«No és deduïble.»
Però tampoc no hauríem de mostrar un:
«Sí, dedueix-ho.»
com si tot estigués acreditat.
La resposta correcta és identificar:
què falta per poder decidir.
Quina documentació necessites per deduir una despesa
Aquesta part és gairebé tan important com saber a quina categoria pertany la despesa.
Perquè una cosa és que una despesa pugui tenir encaix fiscal.
I una altra que puguis justificar correctament la teva operació concreta.
Factura completa
Quan compres un bé o contractes un servei a un empresari o professional, una factura completa sol oferir l'escenari documental més clar.
Però recorda:
Una factura vàlida no converteix qualsevol compra en despesa professional.
Si compres un televisor i tens una factura impecable, encara falta respondre:
quina relació té aquest televisor amb la teva activitat?
Serveix una factura simplificada?
Pot servir.
L'afirmació:
«Amb un tiquet no pots deduir mai res»
és massa categòrica.
Per poder deduir l'IVA mitjançant una factura simplificada, l'Agència Tributària indica que l'expedidor hi ha de fer constar necessàriament:
- NIF del destinatari;
- domicili del destinatari;
- quota d'IVA repercutida de manera separada.
Per això no hem de tractar igual:
una factura simplificada que conté aquestes dades
que:
un simple comprovant que no identifica correctament el destinatari ni separa la quota.
I, encara que es compleixin aquests requisits formals, continuen sent necessaris la resta de requisits per exercir el dret a deducció.
Un justificant de pagament no és el mateix que una factura
Un moviment bancari o una transferència pot demostrar que van sortir diners del teu compte.
Però una transferència que només diu:
«250 € — Juan»
no explica necessàriament quin servei va prestar en Juan, quin impost corresponia o quina relació tenia aquella operació amb la teva activitat.
Per això:
document de l'operació ≠ justificant del pagament ≠ prova d'afectació
Cada element respon a una pregunta diferent.
La factura tampoc no demostra sempre tota la relació amb la teva activitat
Això és especialment important en despeses com:
ordinadors,
mòbils,
vehicles,
habitatge,
viatges,
roba,
formació.
Una factura d'un ordinador demostra què vas comprar, qui hi va intervenir i quant vas pagar.
Però pot no demostrar per si mateixa:
per a què utilitzes realment aquest ordinador.
No cal que redactis un expedient de vint pàgines per cada bolígraf.
Necessites poder respondre, mesos després:
«Per què vam tractar aquesta factura com una despesa de l'activitat?»
Tinc una factura al davant: com sé si me la puc deduir?
Després de tots els exemples anteriors, l'anàlisi es pot reduir a una seqüència força senzilla:
- Què és?
- Està relacionat amb la meva activitat?
- Quin territori fiscal correspon?
- Què passa en l'IRPF?
- Quin impost indirecte correspon: IVA / IGIC / IPSI?
- És despesa corrent o immobilitzat?
- Quin document tinc?
- Què he de demostrar?
- Clar / condicionat / revisió
L'ordre importa.
Si encara no saps exactament què vas comprar, no té sentit començar calculant percentatges.
Si no hi ha relació amb l'activitat, aconseguir una factura no arregla el problema.
Si no saps quin territori fiscal correspon, pots acabar aplicant l'impost equivocat.
I si barreges IRPF amb IVA, IGIC o IPSI, una regla correcta es pot acabar utilitzant incorrectament.
Quan la despesa pot encaixar però falten dades, una bona resposta no és fingir certesa.
És dir:
«Pot encaixar, però encara necessites comprovar…»
Això resulta molt més útil que una xifra exacta construïda sobre informació incompleta.
Els errors més freqüents a l'hora de deduir despeses
Cinc idees expliquen bona part dels errors:
| Error | Per què falla |
|---|---|
| «Tinc factura, així que és deduïble» | La factura no demostra per si sola la relació amb l'activitat |
| «Si és deduïble en l'IRPF, també ho és en l'IVA» | Són impostos diferents |
| «La llum és el 30 %, el cotxe el 50 %, els clients l'1 %» | Cada percentatge s'aplica a una cosa concreta i sota condicions |
| «Ho faig servir un 60 % per treballar; dedueixo el 60 %» | L'ús mixt no permet inventar una proporció universal |
| «Ja buscaré les factures al final del trimestre» | El problema documental apareix quan és més difícil resoldre'l |
També hi ha l'error contrari:
no deduir despeses professionals per por.
Per això l'objectiu no és incloure com més despeses millor.
És distingir:
allò clarament professional · allò condicionat · allò que necessita revisió
Què fer amb una factura des que la reps
Aquí apareix un problema que ja no pertany únicament a la norma tributària.
Però acaba influint molt en la feina fiscal.
Pots conèixer perfectament les regles i, igualment, perdre de vista una despesa perquè la factura:
- va arribar per correu,
- va quedar al mòbil,
- es va descarregar d'una plataforma,
- es va enviar per WhatsApp,
- o mai no es va arribar a demanar.
Una deducció que existeix però la documentació de la qual no arriba mai a revisió serveix de poc a la pràctica.
Per això el millor moment per ordenar una factura no és el dia abans de presentar la declaració trimestral.
És quan la reps.
El recorregut hauria de ser senzill:
- rebre
- identificar
- afegir context si cal
- comprovar documentació
- centralitzar
- saber què falta
- preparar
- revisar
Una factura de gestoria probablement s'explica gairebé sola.
Un àpat.
Un combustible.
Una determinada compra tecnològica.
Poden necessitar informació que d'aquí a tres mesos ningú no recordi.
No cal redactar una defensa fiscal cada vegada que gastes 15 euros.
Cal evitar que, quan arribi el tancament, aparegui una factura de 80 euros i l'única explicació sigui:
«No recordo de què era.»
Ja tens la documentació?
Aquí és on encaixa CierreListo.
CierreListo no decideix si un cotxe és deduïble.
No substitueix el criteri fiscal de la teva gestoria.
No decideix quin tractament correspon a una factura.
Treballa en la part anterior:
- rebre
- identificar
- centralitzar
- saber què falta
- preparar
- revisar
CierreListo treballa al darrere. La gestoria continua al davant.
Saber que una despesa pot ser deduïble serveix de poc si la factura es perd, queda repartida entre canals o no arriba mai a qui l'ha de revisar.
CierreListo permet centralitzar la documentació, mantenir visibles els pendents i preparar l'expedient per revisar-lo.
- Documentació centralitzada
- Pendents visibles
- Informació preparada per a revisió
Veure com funciona CierreListo
CierreListo no decideix si una despesa és fiscalment deduïble. Aquesta valoració correspon al professional que revisa cada cas.
El tancament comença molt abans de revisar.
Comença quan cada document sap on ha de ser.
Quan hauries de consultar una despesa amb la teva gestoria
No cal que truquis a la gestoria per cada bolígraf.
Però sí que val la pena fer-ho quan una resposta general deixa de ser suficient.
Especialment quan apareix:
ús personal i professional · diferències entre IRPF i IVA · prorrata · actius i amortitzacions · proveïdors estrangers · documentació insuficient · normativa foral · IGIC · IPSI
També convé revisar les factures que apareixen tard.
En l'IVA hi ha terminis per exercir el dret a deducció quan es compleixen els requisits.
Això no significa que qualsevol factura antiga es pugui incloure en qualsevol trimestre.
I l'IRPF té, a més, les seves pròpies regles d'imputació.[20]
Una eina responsable tampoc no hauria de tenir por de respondre:
«Aquest cas necessita revisió professional.»
De vegades reconèixer aquest límit és precisament la resposta correcta.
Preguntes freqüents sobre despeses deduïbles dels autònoms
Què em puc deduir si soc autònom?
Les despeses relacionades amb la teva activitat que compleixin els requisits fiscals corresponents: relació amb l'activitat, registre, imputació i justificació.
La categoria orienta.
No substitueix l'anàlisi del teu cas.
Què significa que una despesa sigui 100 % deduïble?
Per si sola, l'expressió és massa imprecisa.
Cal saber si parlem d'IRPF o d'IVA, quin import analitzem i quines condicions s'han de complir.
És molt més precís dir:
«Aquest import és íntegrament deduïble en aquest impost quan es compleixen aquestes condicions.»
Necessito sempre una factura?
No totes les despeses deduïbles tenen forma de factura comercial.
La quota del RETA n'és un bon exemple.
Però en compres i serveis a empresaris o professionals, la documentació és fonamental.
Per deduir IVA necessites, a més, disposar d'un document justificatiu vàlid i complir la resta de requisits.
Serveix una factura simplificada per deduir IVA?
Pot servir.
Per deduir IVA mitjançant una factura simplificada hi han de constar, a més de les dades generals exigibles, el NIF i el domicili del destinatari i la quota repercutida de manera separada.
Això no elimina els altres requisits necessaris per exercir el dret a deducció.
Puc tenir una despesa deduïble en l'IRPF però no deduir-ne l'IVA?
Sí.
L'IRPF i l'IVA tenen requisits diferents.
A més, l'IVA que dedueixes en la declaració d'IVA no torna a computar com a despesa de l'IRPF.
Quan no és deduïble, el tractament pot ser diferent.
Quant m'estalvio realment amb una despesa deduïble?
No hi ha una fórmula universal del tipus:
«100 € de despesa = 30 € d'estalvi.»
Una despesa deduïble redueix el rendiment de l'activitat en l'import que correspongui fiscalment.
L'efecte final en l'IRPF dependrà de la teva situació tributària.
L'IVA, a més, segueix un mecanisme diferent.
Per això és millor evitar promeses com ara:
«Hisenda et retornarà X.»
Les regles canvien segons la comunitat autònoma?
Algunes qüestions, sí.
Al territori de règim comú hi ha regles generals per a les despeses de l'activitat, i les comunitats també poden tenir determinades deduccions autonòmiques.
Navarra i el País Basc tenen particularitats forals.
Les Canàries, Ceuta i Melilla, a més, apliquen impostos indirectes diferents de l'IVA peninsular.
Un autònom de les Canàries es dedueix l'IVA?
Les Canàries no formen part del territori d'aplicació de l'IVA espanyol.
Allà s'aplica el tribut IGIC.
No hem de traslladar automàticament una regla de l'IVA a l'IGIC.
Què faig si trobo una factura antiga?
No donis per fet ni que has perdut qualsevol possibilitat de deducció ni que pots incloure-la en el període que vulguis.
Cal comprovar quan va néixer el dret, quina documentació tens i quines regles temporals corresponen a cada impost.
Envia-la a la teva gestoria com més aviat millor i indica que l'has localitzat posteriorment.
Quan ho hauria de preguntar directament a la meva gestoria?
Quan hi hagi ús mixt, normativa foral, prorrata, un proveïdor estranger, dubtes sobre l'amortització, documentació insuficient, una afectació difícil de demostrar o qualsevol altra circumstància en què les dades concretes puguin canviar el resultat.
Conclusió: deduir bé és més important que deduir molt
Després de parlar de cotxes, mòbils, àpats, habitatge, programari, formació, assegurances i factures, la idea important és força més senzilla que una llista de cinquanta despeses.
Cal que facis les preguntes adequades:
- què has pagat
- per a què ho utilitzes
- quin territori fiscal correspon
- què passa amb l'IRPF
- quin impost indirecte correspon: IVA, IGIC o IPSI
- quin document tens
- què pots demostrar
- què falta comprovar
Hi haurà casos en què la resposta serà clara.
I n'hi haurà d'altres en què la resposta correcta serà:
«Depèn.»
Això no és una mala resposta.
Una mala resposta és dir «depèn» i no explicar de què depèn.
El Comprovador de despeses deduïbles de CierreListo t'ajuda a identificar quina dada pot canviar el resultat i què cal comprovar abans de decidir.
Perquè:
L'objectiu no és deduir-ho tot. És no deduir el que no correspon i no oblidar el que sí.
I queda una última peça que cap regla fiscal no pot resoldre per si sola.
La factura ha d'arribar.
S'ha de poder identificar.
Ha de ser on correspon.
I algú ha de saber què continua faltant abans del tancament.
Per això hi ha una altra regla que val la pena recordar:
El millor moment per ordenar una factura no és el dia abans de presentar les declaracions trimestrals. És quan la reps.
Fonts oficials
Aquestes són les fonts oficials citades a la guia mitjançant referències numerades.
- [1]Agència Tributària — Despeses fiscalment deduïbles en activitats econòmiquesConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [2]Agència Tributària — Requisits per considerar una despesa deduïbleConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [3]Agència Tributària — Quin IVA suportat es pot deduirConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [4]Govern de Navarra — Normativa foral de l'IRPFConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [5]Govern Basc — Principals tributs i Concert EconòmicConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [6]Agència Tributària — Territori d'aplicació de l'IVAConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [7]Agència Tributària Canària — IGICConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [8]Agència Tributària — Ceuta i MelillaConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [9]Agència Tributària — Serveis de professionals independentsConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [10]Agència Tributària — Presentació i consulta de declaracions per modelConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [11]Agència Tributària — Altres serveis exteriorsConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [12]Agència Tributària — Manual pràctic de Renda 2025Consultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [13]Agència Tributària — Criteris d'afectació de béns a l'activitatConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [14]Agència Tributària — Manual pràctic de l'IVA 2025Consultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [15]Agència Tributària — Despeses del titular de l'activitatConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [16]Agència Tributària — Assegurança de malaltia de l'autònom i la seva famíliaConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [17]Agència Tributària — Despeses fiscalment no deduïblesConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [18]Agència Tributària — Tributs i conceptes no deduïblesConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [19]Agència Tributària — Tipus de factura i factura simplificadaConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
- [20]Agència Tributària — Requisits per deduir l'IVAConsultar la font oficial (s'obre en una pestanya nova)Tornar al text ↑
